Toplantı notu tutanlar: toplantıda karar, sorumlu ve sonraki adım kaçmasın

Senaryo

Bir saatlik toplantıdan çıkınca çoğu zaman elinde dağınık bir sayfa kalır: konuşulanların yarısı, birkaç ok, köşeye sıkışmış bir tarih. Bir hafta sonra "Bunu kim yapacaktı?" sorusunun cevabı o sayfada yoktur.

Toplantı notunun işi konuşulan her şeyi yazmak değildir. İşi, kararları, sorumluları ve sonraki adımları kaybetmemektir. Bu sayfa, ister ekip toplantısı ister müşteri görüşmesi ister okul ya da apartman toplantısı olsun, aynı mantıkla kurabileceğin sade bir düzen öneriyor. Kağıtta da uygulamada da sayfanın yapısı aynı kalır.

Kağıtta

Toplantı notu şablonu Cornell düzenindedir. Sağ alana konuşulanları yazarsın, sol sütuna kararları ve sorumluları, alttaki alana sonraki adımları.

CornellPDF

Toplantı notu

Cornell düzeninde toplantı notu: notlar, kararlar ve sorumlular için sol sütun, sonraki adımlar için özet alanı. Ücretsiz PDF.

Toplantıdan çıkan görevleri proje görev listesine aktar: görev, sorumlu, teslim tarihi. Biten işi işaretle.

YapılacaklarPDF

Proje görev listesi

Bir projenin görevlerini, sorumlularını ve teslim tarihlerini satır satır yazıp işaretlemek için onay kutulu görev listesi. PDF olarak ücretsiz indir.

Kendi payına düşen küçük işler için yapılacaklar listesi yeterlidir.

YapılacaklarPDF

Yapılacaklar listesi

İşaretleme kutulu yapılacaklar listesi. Günlük işlerini, alışveriş listeni ya da proje adımlarını yaz; ücretsiz PDF olarak indir.

Haftanın toplantılarını ve teslimlerini haftalık planda görmek, yoğun haftalarda neyin nereye sığacağını gösterir.

Haftalık planPDF

Haftalık plan

Pazartesiden pazara yedi günlük kutularla haftalık plan. Her güne önceliklerini yaz; PDF olarak ücretsiz indir ve yazdır.

Toplantıya girmeden önce sayfanın başına tarihi, katılımcıları ve gündemi yaz. Sayfa hazırsa toplantı sırasında yalnız konuşulanlara odaklanırsın. Toplantıdan çıkınca sayfanın fotoğrafını çekip uygulamadaki proje klasörüne eklersen kağıt notun da kaybolmaz.

Uygulamada

Fudenote'ta her proje, ekip ya da müşteri için bir klasör aç. Tekrarlanan toplantılar için alt klasörler ekle.

• Elle not: Serbest notta toplantı sırasında elle yaz. Kararları fosforluyla işaretle, ok ve kutularla ilişkileri çiz.
• Metin notu: Toplantıdan sonra kararları ve görevleri metin notuna geçir. Kontrol listesiyle görevleri işaretle, tabloyla sorumluları göster.
• Ses kaydı: Katılımcıların iznini alarak toplantıyı kaydet. Önemli bir karar anında yer imi koy, sonra o noktaya dön.
• Belgeler: Gündem PDF'ini, sunumu ya da Word dosyasını aynı klasöre ekleyip oku.

Metin notunu PDF ya da Word olarak, serbest notu PDF olarak dışa aktarıp ekibinle paylaşabilirsin. Fudenote'ta ortak düzenleme yok; notlar hesabına özeldir.

Notların önce cihazına kaydedilir. Toplantı odasında internet olmasa da yazarsın; bağlantı gelince hesabınla eşitlenir ve masandaki tablette ya da telefonunda aynı notu bulursun.

Tekrar düzeni

Toplantı biter bitmez beş dakika ayır. Sol sütundaki kararları ve sorumluları netleştir, sonraki adımları alt alana yaz. Bekletirsen kimin neyi üstlendiğini unutursun.

Aynı gün görevleri görev listesine ya da bir metin notundaki kontrol listesine taşı. Uygulamada hatırlatıcı yok; teslim tarihlerini haftalık planına ya da takviminde tut.

Bir sonraki toplantıdan önce önceki notu aç ve açık kalan maddeleri gündemin başına yaz. Notlara tarihli ad ver, örneğin "Haftalık ekip – 14 Kasım"; klasör ve not adlarında arama yapabilirsin.

Örnek bir hafta

Pazartesi haftalık ekip toplantısında serbest notta elle yazdın ve kararları fosforluyla işaretledin. Toplantıdan hemen sonra kararları ve görevleri bir metin notuna geçirdin, kontrol listesi olarak düzenledin. Çarşamba müşteri toplantısını izin alarak kaydettin; teslim tarihinin konuşulduğu yere yer imi koydun. Perşembe günü notu PDF olarak dışa aktarıp ekibe gönderdin. Cuma günü açık kalan maddeleri bir sonraki toplantının gündemine yazdın.

Sık yapılan hatalar

• Her şeyi yazmak: Konuşulanların tamamı yerine kararları ve görevleri yaz.
• Sorumluyu yazmamak: Sahibi olmayan görev kolayca unutulur. Her görevin yanına bir isim yaz.
• Notu toplantıdan sonra açmamak: Toplantı notu, bir sonraki toplantıya hazırlanırken okunduğunda işe yarar.

Not alırken neyin yazılmaya değer olduğunu seçmek için verimli not tutmanın yolları yazısına, Cornell düzeninin mantığı için Cornell not alma yöntemi yazısına bak.