Toplantı notu şablonu (PDF)

Toplantı notu şablonu nedir?

Toplantı notu şablonu, başlığı ve tarih alanı hazır bir Cornell sayfasıdır. Sağdaki geniş alana konuşulanları, soldaki sütuna kararları ve sorumluları, alttaki bölüme sonraki adımları yazarsın.

Ne için kullanılır?

Ekip toplantıları, müşteri görüşmeleri, veli toplantıları ve proje değerlendirmeleri için uygundur. Kararlar konuşma notlarından ayrı bir sütunda durduğu için toplantıdan sonra kimin neyi yapacağını sayfaya bir bakışta görürsün.

• Sağdaki geniş alan: Konuşulanları kısa maddelerle yaz.
• Soldaki sütun: Alınan kararları ve her işin sorumlusunu yaz. Sayfadaki etiket "İpuçları" olsa da bu sütun toplantıda karar listesi olarak çalışır.
• Alttaki özet: Toplantı biterken sonraki adımları ve tarihleri yaz.

Kararları yazarken üç şeyi birlikte not et: ne yapılacak, kim yapacak, ne zamana kadar. "Raporu güncelle" yerine "Raporu güncelle – Ayşe – cuma" yazmak, toplantıdan sonra kimsenin işi başkasından beklememesini sağlar. Toplantının sonunda soldaki sütunu sesli okumak, herkesin aynı kararları anladığını kontrol etmenin kolay bir yoludur.

Sayfanın üstündeki başlık satırına toplantının adını, tarih alanına da günü yaz. Katılımcıları sağdaki alanın ilk satırına not etmek, sonradan kimin orada olduğunu hatırlamanı sağlar.

Ayarları seç

• Çizgi aralığı: 4 ile 12 mm arasında. Hızlı ve küçük yazıyorsan 7 mm, rahat yazıyorsan 8 mm iyi bir başlangıçtır.

• Boyut ve yön: A4 dikey çoğu toplantı için yeter. Ajandanın arasında taşıyacaksan A5 seç.

• Bölüm oranları: Sol sütunun ve özetin genişliği sabittir; üretici bunları değiştirmez.

• Çizgi rengi: Bölüm adları ve çizgiler bu renkle basılır.

• Sayfa sayısı: Uzun toplantılar için birkaç sayfa indir; 1 ile 50 arasında seçebilirsin.

PDF'i indir ve yazdır

• Yazdırma penceresinde "Gerçek boyut" ya da ölçek 100 seçeneğini kullan. "Sayfaya sığdır" seçiliyse yazıcı sayfayı küçültür ve aralıklar seçtiğin ölçüden sapar.

• Sayfaları toplantıdan önce yazdır ve gündem maddelerini sağdaki alanın en üstüne yaz. Toplantı gündemden kopmaz, atlanan madde de hemen görünür.

• Düzenli toplantılar için bir aylık sayfayı tek seferde bas ve aynı dosyada tarih sırasıyla sakla.

Uygulamada devam et

Toplantı notu uygulamada Cornell kağıdıyla yapılır; bu kağıt türü uygulamada Premium'a dahildir. Kararları farklı renk kalemle ya da fosforlu kalemle işaretleyebilirsin. Toplantının ses kaydını aynı klasörde ayrı bir içerik olarak tutabilirsin; kaydetmeden önce katılımcılardan izin al. Uygulama ses kaydını yazıya çevirmez. Notu PDF olarak dışa aktarıp ekiple paylaşabilirsin.

Toplantıdan sonra kararları bir yapılacaklar listesine aktarmak, takip edilmeyen iş kalmamasına yardım eder. Yöntemin kendisi Cornell not alma yöntemi yazısında.